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Office Assistant und Empfangs-...

 
 
 
 

Für unseren Kunden, ein internationales Beratungsunternehmen, suchen wir eine/n 

 

Office Assistant und Empfangs-Manager (m/w) 

Eine Top-Funktion …

 

  • Internationalität pur
  • Organisation und Koordination sind Ihr Plaisir
  • Sie kommen aus der Hotellerie oder dem Tourismus
  • Eine Traumstelle für Talente im Kontakt mit Menschen

 

Fachleute der Hotellerie, des Tourismus Managements oder gerne auch des dienstleistungsorientierten Backoffice-Supports (Sekretariat / Assistenz) aufgepasst, das ist Ihre Traumstelle!

 

  • Organisation und Koordination bestimmen Ihren Arbeitstag
  • Professionelles Schnittflächenmanagement in der deutschen und in der englischen Sprache machen Ihnen Freude
  • Sie sind das personifizierte „Welcome“, sei es im persönlichen Kontakt oder am Telefon
  • Sie sind gerne und mit Überzeugung professioneller Dienstleister und kompetenter Ansprechpartner
  • Sie leisten auch gerne Backup im administrativen Bereich
  • Front Desk, Empfang und Konferenzmanagement sind Ihr Metier

 

Sie erkennen sich wieder? Dann sollten Sie weiterlesen.

 

Der Empfang / das Front Desk ist ein lebendiger Platz, an dem die Telefone klingeln, Mandanten und Besucher ankommen und von Ihnen freundlich begrüßt, betreut oder auch jeweils zu den Räumlichkeiten begleitet werden. Sie buchen Konferenzräume und Taxis, Sie drucken Präsentationen aus, nehmen Wünsche entgegen und sorgen für deren Erfüllung. Eingehende Anrufe in deutscher oder englischer Sprache nehmen Sie routiniert entgegen und leiten diese oder die Nachrichten der Anrufer professionell weiter.

 

Vielseitigkeit ist hier das Stichwort – hier erst einmal Ihre maßgeblichen Aufgaben auf den Punkt gebracht:

 

  • Empfang und Betreuung von Gästen und Bewerbern
  • Verwaltung, Pflege und Bestückung von Konferenzräumen (inkl. Bewirtungsbestellungen)
  • Postbearbeitung: Entgegennahme der Eingangspost, interne Postverteilung auch zwischen zwei Bürogebäuden, Postversand
  • Telefonzentrale (Ring-Gruppenschaltung)
  • Travelmanagement: Hotel-, Flug- und Bahnbuchungen für KollegInnen
  • Bestandsverwaltung und Bestellungen von Büromaterial und Getränken
  • Facility Management: Kontakt zu Hausverwaltung/Hausmeister sowie dem Reinigungspersonal, Beauftragung von Reparaturen
  • Unterstützung von Personalabteilung und Sekretariat: Vorbereitung von Bewerber- und Begrüßungsmappen, Kundendatenpflege, Ablage und Archivierung
  • Visitenkarte des Hauses und professionelles Schnittflächenmanagement zu allen Zielgruppen

 

Wir freuen uns auf Sie, auf das Organisations- und Kommunikationstalent:

 

  • Sie kommen aus der Hotellerie, haben schon entsprechende Erfahrung am Front Desk gesammelt
  • Sie kommen aus dem Bereich Tourismus oder Multilingual Assistance und haben einfach Spaß daran, Switchboard und Multitasker in einem renommierten Ambiente zu sein

oder

  • Sie haben praktische Erfahrung im Empfangsbereich in einem ganz anderen Kontext gesammelt – auch prima
  • Sie verfügen über gute Kenntnisse der englischen Sprache
  • Die gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sind Ihnen vertraut
  • Als Organisationstalent denken und handeln Sie team- und dienstleistungsorientiert
  • Kommunikation, Telefonate und Interaktion machen Ihnen einfach sehr viel Spaß
  • Freundliche und zuvorkommende Umgangsformen sowie Ihr gepflegtes äußeres Erscheinungsbild machen Sie zu unserem Star
  • Ihre absolute Vertrauenswürdigkeit und Loyalität runden unser Traumprofil ab

 

Eines ist sicher: hier sind Sie der zentrale Mittelpunkt, der erste Ansprechpartner und damit der Repräsentant des Unternehmens. D.h.: Ihre Professionalität, Ihre Ganzheitlichkeit und Ihre Talente, hochkarätiger Klientel ein gespürtes „Herzlich Willkommen“ zu geben, mit Organisationstalent mehrere Bälle auf einmal in der Luft zu halten und der zu sein, auf den man einfach nicht mehr verzichten möchte, der strahlend, mit Koordination und Organisation brilliert, machen Sie zu unserem Traumkandidaten (m/w).

 

Es erwarten Sie ein wirtschaftlich sicherer, moderner und gepflegter Arbeitsplatz, ein wunderschönes, erfolgreiches und dynamisches Ambiente, sehr sympathische Kollegen mit einem guten Arbeitsspirit und eine angenehme, kollegiale Atmosphäre, auf die man sich täglich freuen kann.

Herzlich willkommen! Join the team! 



Empfang, Rezeption, Hotellerie, Professional Services, Office Services, Guest Relationship Management, Tourismus, Tourism, Front Desk, Hotelfachfrau, Hotelfachmann, Hotelkauffrau, Hotelkaufmann, Hospitality Management, Business Center, Sekretariat, Assistenz

 

Per Se GmbH
Frau Dagmar Sievert
Posseltstraße 10
69120 Heidelberg

Tel.: 06221.58 50 90
Fax: 06221.58 50 920

E-Mail: info@perse-gmbh.de
Internet: www.perse-gmbh.de
  Bitte senden Sie uns Ihren ausführlichen, tabellarischen Lebenslauf per E-Mail zu (info@perse-gmbh.de). Die kompletten Bewerbungsunterlagen fordern wir individuell, gleichsam per E-Mail, ein.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass regelrechte Bewerbungsmappen, die uns per Post erreichen, nicht zurückgesandt werden.
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