Die Per Se GmbH in Heidelberg, www.perse-gmbh.de, ist eine zertifizierte Personalberatung für Festanstellungen, arbeitet im Exklusivauftrag für hochkarätige Kundenhäuser:

Unser Kunde ist einer der renommiertesten und bekanntesten Industrieunternehmen in seiner Branche, vor vielen Jahrzehnten gegründet ist das Unternehmen heute mit über 60 Tochtergesellschaften weltweit vertreten und beschäftigt knapp 7000 Mitarbeiter.

Unser Kunde wurde gleichsam mehrfach als Top-Arbeitgeber ausgezeichnet.

Für zwei sympathische Vorstandsmitglieder suchen wir Sie, die Executive Assistant, den inhaltlichen Multitasker, den Generalisten, um zwei hochkarätigen Managern im wahrsten Sinne des Wortes nicht nur intelligent den Rücken freizuhalten, sondern sie in ihren Prozessen zu supporten und in Augenhöhe zu begegnen.

Sie sind zu 80 % für einen der beiden Vorstandsmitglieder zuständig, der andere Manager benötigt Sie nur ab und an in Ihrer organisatorischen Unterstützung (Terminmanagement, Reisemanagement und Meetings vorbereiten und supporten).

Für den Manager, für welchen Sie hauptsächlich zuständig sind, fallen dann eben auch die spannenden inhaltlichen Aufgaben an, daher lassen Sie sich jetzt überraschen:

Es geht um die hochkarätige Assistenz, denn beide Manager sind Zentralfiguren, auch im internationalen Konsens, auch so öfter abwesend. Daher braucht man Sie als Verbindungsglied, als Schnittfläche, sei es zu den weiteren Vorstandsmitgliedern, sei es im Hinblick auf alle wesentlichen Drahtzieher der Company, um die Prozesse zu tracken, selbstmotiviert zu arbeiten und nachzuhalten, d. h.:

Wir suchen Ihr organisatorisches, koordinatorisches und vor allem auch sozial kompetentes Geschick, auf hohem Niveau mit unterschiedlichsten Zielgruppen, so auch mit dem Ausland, die angebrachte kulturelle Kommunikation zu betreiben, sich auf die Mentalitäten und Persönlichkeitskulturen einzustellen, das Fingerspitzengefühl für das „Wording“ zwischen den Zeilen zu haben und trotzdem mit Nachhaltigkeit, mit Diplomatie und professioneller Selbstmotivation die Ergebnisse für Ihren Manager zu generieren, die er braucht, um die Lösungen seiner strategischen Verantwortungen erarbeiten zu können.

Die Unterstützung bei internationalen Events und Projekten ist für Sie „das Salz in der Suppe“.

Da die Stelle auch sehr international angesiedelt ist, hier nun die Aufgaben in Englisch auf den Punkt gebracht:

• Provide advanced assistance to the Executive Board by performing various complex administrative support functions, typically of a confidential nature, maintenance of files, records and reports, all at a high level of integrity and discretion
• Manage, organize and review correspondence relating to office of the Executive Board in English and German; regular communication with internal and external clients including employees, company customers and board members
• Support of and assist in various international projects
• Assist in and coordinate the planning, preparation of agenda and monitoring of meetings, conferences, speaking engagements, interviews etc.
• Independently manage multiple administrative projects and meet deadlines
• Prepare multiple and various reports by collecting and analyzing information
• Utilize Microsoft Office programs and other electronic tools necessary to prepare presentations, spreadsheets, charts, graphs and organization charts
• Manage all business travel arrangements for the Executive Board

Themenabfolge, Priorisierung, ganzheitliches Denken und koordinatorisches Handeln sind Ihre Stärken, so auch die Fähigkeit des Querdenkens und der Lösungsorientierung sowie Elan und Sachverstand, durch gute Ideen die Situationen zu glätten, die anscheinend unlösbar sind.

Ihre Ganzheitlichkeit und Ihr proaktives Vorausdenken und Mitdenken sind Garanten, um Ihrem dynamischen Manager die wirkliche Assistenzentlastung zu geben in einem verantwortungsvollen, internationalen Arbeitsalltag.

Unser Traumkandidat (m/w) hat nach entsprechender Ausbildung für den internationalen Second Level Support schon intensive Berufserfahrung auf Management-Ebene gesammelt.

Sie wissen, worauf es in der Assistenz zu einem Vorgesetzten in internationaler Führungsfunktion ankommt: Organisation, Koordination und Assistenz - Effizienz, Diskretion, die Fähigkeit des Querdenkens, um Arbeitsergebnisse ziel- und lösungsorientiert aufzuarbeiten.

Akribie im Hinblick auf Abläufe, sei es in ihrer Inhaltlichkeit, in ihrer Systemabfolge, in ihrer Fehlerfreiheit oder in ihrer zeitnahen Umsetzung.

Mit Elan und Sachverstand und auch durch Ihre Proaktivität glätten Sie Wogen, überzeugen Ihre Ansprechpartner durch ein dienstleistungsorientiertes, intelligentes Standing und vor allem auch durch Ihre kommunikativen und priorisierenden Fähigkeiten. Sie sind der Moderator und Supporter Ihres Vorgesetzten, der die Fäden fest in den Händen hält.

Dass Sie die Klaviatur der modernen Bürokommunikation beherrschen, versteht sich von selbst, Ihre IT-Affinität (MS Office Paket und Internet-Recherche) sowie Ihr souveräner und selbstständiger Arbeitsstil sind selbstredend.

Ihre Assistenz überzeugt durch Professionalität und Menschlichkeit, d. h. Sie gehören zu denen, auf die man einfach nicht mehr verzichten möchte!

Wir suchen  S I E, den primus inter pares. Klingt das nicht prima? Das denken wir auch.